151. Piccole stanze per riunioni
Più grandi sono le riunioni, meno le persone ne traggono beneficio. Ma spesso le istituzioni mettono i loro soldi e l’attenzione in grandi sale riunioni e aule conferenze.
quindi:
Rendi almeno il 70% di tutte le sale riunioni davvero piccole – per 12 persone o meno. Collocale nella parte più pubblica dell’edificio, distribuite uniformemente tra i luoghi di lavoro.
N.B. Consulta sempre il testo originale per la completa comprensione del pattern.
Iniziamo discutendo della pura grandezza delle riunioni. È stato dimostrato che il numero di persone in un gruppo influenza sia il numero di coloro che non parlano mai, sia il numero di coloro che sentono di avere idee che non sono riusciti ad esprimere. Ad esempio, Bernard Bass (Organizational Psychology, Boston: Allyn, 1965, p. 200) ha condotto un esperimento che riguarda la relazione tra la dimensione del gruppo e la partecipazione. I risultati di questo esperimento sono mostrati nel seguente grafico.
Man mano che la dimensione del gruppo cresce, sempre più persone si trattenengono. Non c’è una soglia particolarmente naturale per la dimensione del gruppo; ma è chiaro che il numero di coloro che non parlano mai aumenta molto rapidamente. In un gruppo di 12 persone, una persona non parla mai. In un gruppo di 24 persone, ci sono sei persone che non parlano mai. Otteniamo soglie simili quando consideriamo le distanze confortevoli per parlare. Edward Hall ha stabilito il limite superiore per la voce casuale completa a circa 8 piediPiede 0,3048 m (304,8 mm); una persona con una visione 20/20 può vedere i dettagli dell’espressione facciale fino a 12 piedi; due persone le cui teste sono distanti da 8 a 9 piedi, possono passare un oggetto se entrambe si allungano; la visione chiara (cioè la visione maculare) include 12 gradi orizzontalmente e 3 gradi verticalmente – che include un volto ma non due, a distanze fino a circa 10 piedi. (Vedi Edward Hall, The Silent Language, New York: Doubleday, 1966, pp. 118-19.) Quindi, una discussione di un piccolo gruppo funzionerà meglio se i membri del gruppo sono disposti in un cerchio approssimativo, con un diametro massimo di circa 8 piedi. A questo diametro, la circonferenza del cerchio sarà di 25 piedi. Poiché le persone richiedono circa 27 polliciPollice 0,0254 m (25.4 mm) ciascuna per i loro posti a sedere, non possono esserci più di circa 12 persone intorno al cerchio. Successivamente presenteremo prove per dimostrare che nelle istituzioni e nei gruppi di lavoro, la storia naturale delle riunioni tende anche a convergere su questa dimensione.
I seguenti istogrammi mostrano il numero relativo di classi di diverse dimensioni tenute all’Università dell’Oregon nell’autunno del 1970 e il numero relativo di aule disponibili nei diversi intervalli di dimensioni. Crediamo che questi dati siano tipici per molte università. Ma è evidente a prima vista che ci sono troppe aule grandi e troppe poche aule piccole. La maggior parte delle classi effettivamente tenute sono seminari relativamente piccoli e incontri di “sezione”, mentre la maggior parte delle aule si trova nell’intervallo di dimensioni da 30 a 150. Queste grandi aule potrebbero aver riflettuto i metodi di insegnamento di un periodo precedente, ma apparentemente non si conformano alla pratica effettiva dell’insegnamento negli anni ’70.
Abbiamo scoperto che le riunioni dei comitati ufficiali, dei consigli e delle commissioni nella città di Berkeley hanno una distribuzione simile. Tra i vari consigli, commissioni e comitati della città, il 73 per cento ha una media di partecipanti di 15 o meno. Eppure, naturalmente, la maggior parte di queste riunioni si tiene in stanze progettate per molto più di 15 persone. Anche qui, la maggior parte delle riunioni si tiene in stanze troppo grandi; le stanze sono semivuote; le persone tendono a sedersi in fondo; i relatori si trovano di fronte a file di sedili vuoti. L’atmosfera intima e intensa tipica di una buona riunione piccola non può essere raggiunta in queste circostanze. Infine, la distribuzione spaziale delle sale riunioni è spesso altrettanto poco adattata alle riunioni effettive quanto la distribuzione delle dimensioni. Gli istogrammi seguenti confrontano la distribuzione delle aule in diversi settori dell’Università dell’Oregon con la distribuzione degli uffici per docenti e studenti.
Ancora una volta, questa discrepanza ha un effetto negativo sulla vita sociale delle piccole riunioni. Le riunioni funzionano meglio quando le sale riunioni sono abbastanza vicine agli uffici dei partecipanti. In questo modo, le discussioni che iniziano nelle sale riunioni possono continuare negli uffici o nei laboratori. Quando le sale riunioni sono distanti dagli uffici, le possibilità di questo tipo di affari informali sono drasticamente ridotte.
Dare forma alle sale riunioni come qualsiasi altra stanza, forse con un’attenzione speciale al fatto che non ci debba essere riverbero – LUCE SU DUE LATI DI OGNI STANZA (159) – e sul fatto che le stanze dovrebbero essere approssimativamente rotonde o quadrate, e non troppo lunghe o strette – SEDERSI IN CERCHIO (185). Le persone si sentiranno meglio se molte delle sedie saranno diverse, per adattarsi a diversi temperamenti, umori e forme e dimensioni – SEDUTE DIVERSE (251). Una luce sopra il tavolo o al centro del gruppo aiuterà a legare le persone insieme – POZZI DI LUCE (252). Per la forma della stanza in dettaglio, inizia con LA FORMA DELLO SPAZIO INTERNO (191).